Pravidla nakládání s osobními údaji – Ubytovna při T.J. Sokol Votice

T.J. Sokol Votice, informuje tímto o základních zásadách a principech, na základě kterých jako správce osobních údajů v souvislosti s poskytováním svých ubytovacích služeb nakládá s osobními údaji svých klientů ve smyslu § 4 písm. j) zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a v návaznosti na GDPR - NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob.

T.J. Sokol Votice jako správce osobních údajů (dále také jen „správce“) v souvislosti s poskytováním ubytovacích služeb vyžaduje poskytnutí následujících osobních údajů (tučné povinné) ubytovaných osob:

1. jméno a příjmení

2. adresa místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí

3. číslo osobního dokladu

4. fotokopii osobního dokladu

5. datum narození

6. e-mailová adresa

7. telefon

Tyto údaje správce vyžaduje a zpracovává pouze u klientů, u kterých dojde k zahájení ubytování v konkrétním termínu. U klientů, kteří pobyt pouze poptávají, a nedojde následně k ubytování, osobní údaje správce nevyžaduje a dále nezpracovává.

Účel zpracování osobních údajů:

T.J. Sokol Votice jako správce osobních údajů v souvislosti s poskytováním svých služeb shromažďuje, zpracovává a uchovává za podmínek a v mezích stanovených platnou právní úpravou osobní údaje subjektu údajů k těmto účelům:

• Pro splnění zákonem stanovených povinností

• Pro účely oprávněných zájmů poskytovatele ubytování pak správce od klientů vyžaduje e-mailovou adresu a telefonní číslo. Tyto údaje jsou nutné pro efektivní komunikaci mezi klienty a ubytovatelem. Klient nemá povinnost tyto údaje sdělovat.

Správce nepoužívá osobní údaje klientů k zasílání reklamních nabídek či jakkoliv jinak nenakládá.

Doba zpracování:

Osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností, tj. vždy minimálně do doby ukončení pobytu, a dále pak po dobu, po kterou je správce povinen/oprávněn ty které údaje uchovávat podle GDPR a dalších obecně závazných právních předpisů. Týká se zejména ubytovací knihy, kde je povinnost uchovávat data 6 let.

Zpracování osobních údajů

a) Zpracování

• Zpracování osobních údajů probíhá manuálně, a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při technickém, organizačním a personálním zabezpečení ve smyslu požadavků GDPR.

• Do kontaktu s osobními údaji klientů přicházejí pouze statutární zástupci společnosti správce, správce areálu a ubytovny a případně orgány, které tyto údaje vyžadují ze zákona (Policie, Cizinecká policie, MěÚ Votice atd..)

• Zpracovávání provádějí pouze jednatelé společnosti správce a správce areálu a ubytovny osobně. Pro zpracování osobních dat nejsou využívány třetí strany.

b) Uložení

Osobní údaje jsou evidované v zabezpečené elektronické podobě i listinné podobě. V listinné podobě se neevidují email a telefon.

c) Archivace

• Údaje jsou uchovávány po dobu 6 let.

Práva subjektu údajů

Subjekt údajů má veškerá práva přiznaná nařízením GDPR a dalšími právními předpisy.

Veškeré výše uvedené osobní údaje jsou zpracovávány a uchovávány v souladu s podmínkami GDPR a nejsou zpřístupněny nebo poskytovány jakýmkoliv dalším osobám mimo ty, které určuje legislativa.

T.J. SOKOL Votice

Kontakt na správce dat:  votice@sokol.eu